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Spesen erfassen

Mit der Squadra App kannst du geschäftliche Auslagen und Quittungen direkt mit deinem Smartphone digitalisieren. Das System erlaubt es dir, Spesen entweder direkt im Anschluss an einen beendeten Arbeitseinsatz einzureichen oder sie flexibel und unabhängig über das Schnellstart-Menü zu erfassen.

Wege zur Spesenerfassung​

In der Squadra App stehen dir zwei Wege zur Verfügung, um einen neuen Spesenantrag zu starten:

  • Direkt nach Schichtende: Sobald du einen aktiven Einsatz über die App beendest, leitet dich das System automatisch zum „Feierabend!“-Bildschirm weiter. Dort kannst du über den Button „Spesen hinzufügen“ deine Auslagen sofort mit der gerade geleisteten Arbeitszeit verknüpfen.
  • Über das Aktionsmenü (Plus-Button): Möchtest du Spesen unabhängig von einem soeben gestoppten Timer erfassen, tippe auf dem Dashboard unten rechts auf das lila Plus-Symbol (+) und wähle aus der Liste den Punkt „Spesen hinzufügen“ (Sparschwein-Symbol).

Schritt-für-Schritt-Anleitung​

Sobald du die Erfassungsmaske geöffnet hast, befolge diese Schritte, um deinen Beleg ordnungsgemäß einzureichen:

1. Datum und Zuweisung wählen​

  • Datum: Standardmäßig ist das aktuelle Tagesdatum vorausgewählt. Du kannst dieses jedoch durch Antippen flexibel anpassen, um ältere Belege nachzutragen.
  • Einsatz-/Betriebsbezug: Wähle aus dem Menü den passenden Arbeitseinsatz aus, auf den sich die Spesen beziehen. Bestimme zusätzlich den zuständigen Betrieb (z. B. Squadra Technologies AG).

2. Spesenkategorie und Betrag definieren​

  • Typ: Wähle die zutreffende Spesenart aus dem Drop-down-Menü (z. B. Reisespesen, Übrige Spesen oder Übernachtungspauschale).
  • Betrag: Trage den exakten Betrag laut Quittung ein.
  • Beschreibung: Verfasse eine kurze Notiz für deine Vorgesetzten bzgl. des Verwendungszwecks (z. B. „Kaffee mit Bewerberin“ oder „Zwecks Kundenmeeting in Bulle“).

3. Quittung digitalisieren​

  1. Tippe im Bereich Quittung auf den Button „Foto hochladen“.
  2. Wähle aus, ob du ein Bild „Aus Fotos wählen“ (bestehende Datei aus deiner Smartphone-Galerie) möchtest oder ob du direkt ein neues „Bild aufnehmen“ willst, um den physischen Beleg direkt mit deiner Handykamera abzufotografieren.
  3. Die Vorschau des hochgeladenen Belegs wird dir nun im unteren Bereich des Fensters angezeigt.

4. Absenden​

  • Überprüfe nochmals alle Eingaben und schließe den Vorgang mit einem Klick auf den Button „Speichern“ ab. Deine Auslage wird verschlüsselt an die Administration übermittelt.

Spesen verwalten und nachbearbeiten​

Du kannst den aktuellen Bearbeitungsstatus deiner Anträge jederzeit einsehen oder Fehler nachträglich korrigieren.

Statuskontrolle​

Navigiere über Mehr > Spesen in deine persönliche Übersicht. Hier sind deine Anträge nach Status sortiert:

  • Eingereicht: Neu hochgeladene Spesen, die auf die Prüfung durch einen Manager warten.
  • Visiert: Von der Administration erfolgreich genehmigte Spesen (bereit zur Auszahlung).
  • Abgelehnt: Anträge, die nicht den Richtlinien entsprechen (inklusive einer Begründung des Vorgesetzten).

Bearbeiten oder Löschen​

Solange eine Spese noch den Status „Eingereicht“ besitzt und nicht vom Management visiert wurde, kannst du sie bearbeiten:

  1. Tippe in der Übersicht auf den entsprechenden Speseneintrag.
  2. Wähle „Bearbeiten“, um Beträge, Kategorien oder Beschreibungen anzupassen und klicke erneut auf „Speichern“.
  3. Alternativ kannst du den fälschlicherweise erstellten Antrag über den roten Button „Löschen“ komplett entfernen.